Privacy
Policy

MDA Group is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verzameld via onze website(s), contactformulieren en dienstverlening. Binnen de groep zijn de afzonderlijke dochterbedrijven elk zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen verwerkingen. Voor alle verwerkingen is een Data Protection Officer (DPO) aangesteld als aanspreekpunt.

Handelsnaam

MDA Group

Maatschappelijke zetel

[volledig adres invullen]

Ondernemingsnummer

[ondernemingsnummer invullen]

Data Protection Officer (DPO)

[naam DPO invullen] — dpo@mdagroup.eu

Algemeen e-mailadres

info@mdagroup.eu

Website

www.mdagroup.eu

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten of die u vrijwillig aan ons verstrekt. Afhankelijk van de dienst gaat het om de volgende categorieën:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, bedrijfsnaam, BTW-nummer, KBO-nummer
• Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, postadres
• Financiële gegevens: rekeningnummer (enkel bij incassodossiers en facturatie, via beveiligde verwerking)
• Contractuele gegevens: informatie over overeenkomsten, bestellingen en diensten
• Communicatiegegevens: inhoud van berichten via contactformulieren, e-mail of telefoon
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, paginabezoeken (via cookies — zie artikel 6)

Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, religieuze overtuigingen of biometrische gegevens). Indien dit in een specifieke context toch vereist is, vragen wij steeds uw uitdrukkelijke toestemming.

MDA Group verwerkt uw persoonsgegevens enkel voor welomschreven, gerechtvaardigde doeleinden. Wij baseren elke verwerking op één van de grondslagen van artikel 6 GDPR:

Uitvoering van overeenkomst

Opmaak van offertes, uitvoering van opdrachten, facturatie en afhandeling van incassodossiers.

Wettelijke verplichting

Voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en juridische verplichtingen conform het toepasselijke nationale recht en Europese regelgeving.

Gerechtvaardigd belang

Klantenrelatiebeheer, beveiliging van onze systemen, het sturen van relevante zakelijke communicatie aan bestaande klanten.

Toestemming

Nieuwsbrieven, marketingcommunicatie en niet-essentiële cookies — u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Klant- & contractgegevens

7 jaar na afloop van de overeenkomst (wettelijke boekhoudkundige verplichting)

Incassodossiers

Tot 10 jaar na afsluiting van het dossier, conform gerechtelijke verjaringstermijnen

Contactformulieren

2 jaar na het laatste contact, tenzij een overeenkomst tot stand is gekomen

Sollicitaties

6 maanden na afronding van de selectieprocedure, tenzij u toestemming geeft voor opname in een reserve

Analytische cookies

Maximaal 13 maanden (Google Analytics standaard)

Odoo.sh — automatische back-ups

3 maanden (beheerd door Odoo.sh); na definitieve verwijdering in Odoo worden gegevens na deze termijn ook uit back-ups verwijderd

Marketingtoestemming

Tot herroeping van uw toestemming of uiterlijk 3 jaar na laatste interactie

MDA Group verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen uw gegevens wel doorgeven aan:

• Dochtermaatschappijen van MDA Group — enkel voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening en onder dezelfde strikte voorwaarden als in deze policy
• Odoo S.A. (via Odoo.sh) — MDA Group maakt gebruik van het Odoo-platform, gehost op Odoo.sh, het eigen cloudplatform van Odoo S.A. Dit omvat modules voor CRM, facturatie, boekhouding, incasso- en debiteurenbeheer, projectbeheer, werkbeheer en personeelsadministratie. Persoonsgegevens uit al deze domeinen worden opgeslagen en verwerkt binnen de Odoo.sh-omgeving. Odoo S.A. treedt op als verwerker namens MDA Group en is contractueel gebonden via een verwerkersovereenkomst (DPA). De servers van Odoo.sh zijn gelegen binnen de Europese Economische Ruimte. Meer informatie: www.odoo.com/privacy
• Overige verwerkers: IT-leveranciers, hosters, boekhoudpakketten en andere dienstverleners die namens ons handelen en contractueel gebonden zijn via een verwerkersovereenkomst (DPA)
• Gerechtelijke autoriteiten en regelgevers: wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn
• Professionele adviseurs: advocaten, accountants, auditors — gebonden door een wettelijke of contractuele geheimhoudingsplicht

Onze websites maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Bij uw eerste bezoek vragen wij uw toestemming via een cookiebanner. U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookieinstellingen in de footer van de website.

U kunt cookies ook beheren of verwijderen via uw browserinstellingen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van noodzakelijke cookies de werking van de website kan beïnvloeden. Meer informatie over cookies vindt u op cookieinfo.net.

Onder de GDPR beschikt u over de volgende rechten. U kunt deze uitoefenen door contact op te nemen via info@mdagroup.eu. Wij behandelen uw verzoek binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.

MDA Group neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) op alle websites en platforms
• Toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe
• Regelmatige beveiligingsupdates van software en systemen
• Verwerkersovereenkomsten (DPA) met alle externe verwerkers
• Interne privacytraining voor medewerkers die persoonsgegevens verwerken
• Beveiligde opslag van financiële en bijzondere persoonsgegevens

Ondanks onze inspanningen kan geen enkele transmissie via het internet of elektronische opslag 100% veilig worden gegarandeerd. Bij een inbreuk op de beveiliging die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen.

Onze website(s) en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien u als ouder of voogd vaststelt dat uw kind zonder uw toestemming persoonsgegevens heeft verstrekt, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via info@mdagroup.eu, waarna wij de betreffende gegevens zo spoedig mogelijk zullen verwijderen.

MDA Group behoudt zich het recht voor deze Privacy Policy te allen tijde te wijzigen om de conformiteit met geldende wet- en regelgeving te waarborgen of om nieuwe diensten en verwerkingen te reflecteren. De meest actuele versie is steeds raadpleegbaar via www.mdagroup.eu/privacy-policy.

Bij ingrijpende wijzigingen die van invloed zijn op de manier waarop wij uw gegevens verwerken, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via een prominent bericht op onze website of, indien van toepassing, per e-mail.

Voor vragen, opmerkingen of het uitoefenen van uw rechten kunt u ons bereiken via onderstaande contactgegevens. Wij streven ernaar uw verzoek binnen 5 werkdagen te bevestigen en uiterlijk binnen 30 kalenderdagen volledig af te handelen.

Indien wij uw klacht niet naar tevredenheid kunnen oplossen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde nationale toezichthoudende autoriteit in uw lidstaat. Een volledig overzicht van alle Europese toezichthouders vindt u op de website van het Europees Comité voor gegevensbescherming:

🇪🇺 EU — Overzicht toezichthouders

European Data Protection Board (EDPB)
www.edpb.europa.eu → Leden & toezichthouders per land

🇧🇪 België (GBA)

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — contact@apd-gba.be

🇳🇱 Nederland (AP)

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl